Običajne vrste, značilnosti in napake v poslovnem komuniciranju

Živimo v družbi, v kateri je velik del trga dela konfiguriran na podlagi poslovnega okolja. Ne glede na to, ali gre za velike multinacionalke, mala in srednja podjetja, družinska podjetja ali celo za posamezne storitve, morajo vsi upoštevati, da je bistven element za njihovo preživetje skladnost v organizaciji in komunikaciji med njihovimi deli, da bi združili moči in se približali skupnemu cilju..

V tem smislu lahko to potrdimo Poslovna komunikacija je eden ključnih elementov organizacije, še posebej, če ima določeno kompleksnost, deluje pravilno in se lahko prilagodi in preživi. Gre za to sporočilo o tem, o čemer bomo govorili v tem članku.

• Sorodni članek: "Psihologija dela in organizacije: poklic s prihodnostjo"

Kaj je poslovna komunikacija?

Razume se kot poslovno komuniciranje z nizom procesov, ki jih opravi podjetje ali del podjetja, da bi lahko naredili potovalne informacije, tako interno med različnimi oddelki ali delovnimi mesti podjetja bodisi če govorimo o komunikaciji podjetja. z zunanjostjo.

Pomembno je vedeti, da taka komunikacija praviloma ne pomeni le zmožnosti posredovanja informacij, temveč vključuje tudi dejstvo, da jo je prejela: soočamo se z vzajemno izmenjavo podatkov.

Dobra poslovna komunikacija je naklonjena temu, da lahko vsi člani podjetja ostanejo motivirani in da so njihova dejanja znana, kar zmanjšuje negotovost tako delavcev kot voditeljev glede stanja istega podjetja.. Omogoča tudi interakcijo in izboljšuje delovno okolje, Poleg izboljšanja produktivnosti in omogočanja bolj optimalnega odziva na vsako možnost.

Splošni cilji

Cilji poslovne komunikacije so lahko razumljivi. Na eni strani znotraj države omogoča izdelavo skladne organizacije ter izmenjavo informacij in rezultatov, pridobljenih z njenimi različnimi oddelki ali delavci, pa tudi cilje in vizijo podjetja, ki ga je treba ustvariti in prenesti..

Tudi olajša razumevanje, kaj se od vsakega delavca pričakuje, kot tudi razumevanje realnosti, s katero se mora vsak od njih soočiti. Omogoča tudi, da vsi delajo v isti smeri in da se lahko naučijo nove načine izvajanja lastnih odgovornosti..

V smislu komuniciranja z zunanjim svetom je poslovno komuniciranje nujno potrebno za vzpostavitev stika z mediji in ustvarjanje pozitivne podobe samega podjetja ter za analizo ciljnega občinstva in ocenjevanje njihovih potreb. Omogoča nam tudi, da se naučimo privabiti potencialne stranke in ocenimo spremembe, ki so značilne za dinamično in tekočo družbo, v kateri živimo, nekaj temeljnega, da bi lahko predvideli in se soočili z morebitnimi težavami in se prilagodili okolju..

Da bi bila komunikacija učinkovita, je nujno, da podjetje sama vzpostavi učinkovite kanale za to, kot tudi da omogoči prenos informacij prek svojih ukrepov, ustvarjanje sredstev za komunikacijo in tudi aktivno delati, da ne bo negotovosti V zvezi s tem, kar se zahteva in zahteva znotraj organizacije.

Pomembno je tudi delo na formalnih in neformalnih vidikih, pa tudi na ocenjevanju potreb in misli različnih delavcev. Empatija je prav tako temeljna, kot tudi dobra ureditev in načrtovanje komunikacijskih mehanizmov.

• Morda vas zanima: "Celostna grafična podoba: kaj je in kako opredeljuje organizacije"

Različne vrste poslovne komunikacije

Vse družbe in organizacije ne komunicirajo na enak način in obstajajo različne vrste in klasifikacije poslovne komunikacije na podlagi različnih meril.

1. Notranji in zunanji

Prva je tista, ki vzpostavlja razliko med notranjo in zunanjo komunikacijo, prva je tista, ki se pojavi med različnimi oddelki in delavci samega podjetja in druga, ki je namenjena vzpostavitvi komunikacije z okoljem..

2. Dvosmerno in enosmerno

Prav tako lahko najdemo poslovne komunikacijske sloge z večjo ali manjšo stopnjo interaktivnosti, saj lahko najdemo iz najbolj običajne dvosmerne komunikacije, v kateri pošiljatelj in sprejemnik medsebojno delujeta in izmenjujeta informacije, dokler ni eno samo usmerjeno sporočilo, v katerem je poslano samo eno sporočilo, običajno s položajev moči, do prejemnika, ki nima možnosti odgovora.

3. Naraščajoče, padajoče in vodoravne

V okviru notranjega poslovnega komuniciranja organizacije lahko najdemo tri velike vrste, odvisno od točke, kjer se začnejo informacije, in položaja med pošiljateljem in prejemnikom iste komunikacije. Govorimo o komunikaciji navzdol, ko se komunikacijski akt izvaja od izdajatelja z višjo ceno kot prejemnik.

Ko je podrejeni tisti, ki sporoči svojemu nadrejenemu, bi govorili o naraščajoči komunikaciji. V obeh primerih bi se srečali z vrsto vertikalne komunikacije, to je komunikacijo, v kateri subjekti, ki ohranjajo komunikativno dejanje, imajo neenakost v smislu moči (med njimi je hierarhija).

Druga velika vrsta komunikacije je horizontalna komunikacija, ki se vzpostavi med posamezniki, ki imajo enako pozicijo in so na isti ravni hierarhije..

4. Formalno in neformalno

Na koncu je treba opozoriti, da lahko v poslovnem komuniciranju ugotovimo obstoj dveh različnih tipov komunikacijskih kanalov: formalnega in neformalnega. Prvi je, kadar se tehnični vidiki običajno obravnavajo in so povezani s samimi nalogami, kar je nekakšno spoštljivo komuniciranje, osredotočeno na razlog in cilj podjetja..

V neformalnem komuniciranju pa, običajno se vzpostavijo bolj prožne in naravne komunikacije, osredotočeni predvsem na medosebne odnose in imajo pogosto največji vpliv na dobro počutje. Slednje se zelo razlikuje glede na to, kdo ga izvaja in lahko preseže delovno mesto, saj ga organizacija težko nadzoruje.

Možne nevarnosti za dobro komunikacijo

Dejstvo ohranjanja učinkovitega poslovnega komuniciranja je bistveno, vendar to ni lahko. Upoštevati je treba obstoj visoke stopnje variabilnosti v situacijah, ki se lahko pojavijo, pa tudi obstoj nesporazumi, zlorabe in težave pri komunikaciji podjetja.

1. Pomanjkanje doslednosti

Eden od dejavnikov, ki najbolj vplivajo na to, da je komunikacija resnično koristna, je verodostojnost izdajatelja in upoštevanje, ki je prikazano prejemniku sporočila, na primer obstoj neskladij med tem, kar je rečeno in rečeno. izdajateljev način delovanja v skladu z izdanimi sporočili.

Slednje se lahko zgodi pri vseh delavcih podjetja, ne glede na njihov hierarhični položaj ali če se pogovarjajo z nadrejenim, podrejenim ali nekom na isti ravni hierarhije, in ustvarja resne posledice za oba subjekta (odvisno od situacije lahko se šteje za slabo ali celo zavrnjeno) kot za organizacijo (ustvarjanje nižje stopnje zaupanja v osebo in v primeru, da ima visoko mesto tudi v organizaciji).

Na enak način in na primer v primeru velikih podjetij z velikim številom oddelkov, če obstajajo razlike med podatki o organu ali referenci v podjetju. lahko ustvari situacijo, v kateri delavec ne ve res, kaj mora voditi, nekaj, kar lahko povzroči frustracije in nezaupanje.

Prav tako je treba biti zelo previden pri interpretaciji sporočil, saj lahko obstoj ambivalence povzroči, da različni oddelki ali delavci pridejo do interpretacije nasprotnih stvari. Namen poslovne komunikacije je natančno zagotoviti notranjo organizacijo in skladnost, tako da lahko nejasna sporočila z različnimi interpretacijami povzročijo negotovost in dvome pri prejemnikih sporočila..

2. Pomanjkanje čustvene povezave

Druga težava je v načinu komunikacije. Na primer, v nekaterih organizacijah lahko pride do težav pri ustvarjanju občutka za čustveno navezanost, ki lahko pri delavcih povzroči manj zavzetosti in produktivnosti, pri uporabnikih pa pomanjkanje zanimanja in iskanje drugih možnosti. Treba je ceniti vse, kar je storjeno, in kar ni, je v osnovi komunikativna.

Tako samo sporočilo ni pomembno, ampak tudi način, kako se prenaša: ni enako ali ponuja enake občutke kot elektronsko sporočilo kot srečanje v živo ali iskanje pravega stika..

3. Ne razumevanje konteksta

Prav tako ga je treba ceniti prilagoditev trenutnim razmeram in družbenemu napredku, kot tudi posebnosti same situacije. V vse bolj globalizirani družbi in kjer nove tehnologije omogočajo takojšnjo komunikacijo z velikim številom ljudi hkrati, bo morda treba analizirati in vlagati v komunikacijske politike, ki upoštevajo moč omrežij. in kako pravilno posredovati želene informacije, poleg tega pa oceniti stik s potencialnimi strankami iz drugih regij sveta.

Prav tako je treba oceniti lasten položaj podjetja, da ne bi sprejeli več, kot lahko pokriva, saj je treba upoštevati položaj celotne družbe kot celote..

Druga težava bi lahko bila vsebina izdanih sporočil: možno je, da kljub temu, da komunikacija obstaja, ne prenaša ali ne razume vsebine, ki bi jo bilo treba posredovati. Lahko se osredotoči na precej dopolnilne vidike in prepreči na primer usmeritev ali cilje, ki jih mora imeti določeno delovno mesto, ali jemljejo za samoumevno obstoj znanja, ki ni bilo nikoli izrecno.

4. Izolacija in pomanjkanje komunikacije

Nazadnje, morda najpomembnejši problem, ki ga je mogoče ekstrapolirati iz vseh prejšnjih, je možnost, da ni prave komunikacije.

Najbolj jasen primer je stabilna in stalna uporaba monodirekcionalne komunikacije, ki lahko ustvari stagnacijo in pomanjkanje razumevanja, kaj se dogaja v organizaciji. Na srečo je danes najmanj uporabljen ravno zato, ker je najmanj učinkovit in najbolj uporaben.

Možno je tudi da različni položaji nimajo ustreznih mehanizmov za vzpostavitev stika čeprav bi bilo njihovo mnenje mogoče slišati, je manj možnosti za povratne informacije ali celo, da različni deli podjetja nimajo stikov drug z drugim. To interakcijo je treba aktivno aktivirati.

Bibliografske reference:

• Andrade, Horacio. (2005). Notranja organizacijska komunikacija: proces, disciplina in tehnika. Španija: Gesbiblo, S. L.
• Brillouin, L. (2004). Teorija znanosti in informacij. Mineola, N. Y .: Dover.