Kako upravljati čas, da bi bili učinkovitejši pri delu

Ironično, upravljanje časa je problem, s katerim se soočamo vsi, vendar nimamo časa za obravnavo. Toda nekaj časa, ko analiziramo, kako »preživljamo« svoj čas in razmišljamo o tem, kako biti bolj učinkoviti, je vredno storiti. Obvladovanje časa za učinkovitejše delo je mogoče, vendar je to problem, s katerim se moramo spopasti.

Konec koncev je čas. In ko več časa mine, ne da bi rešili problem, več časa bomo izgubili, več energije bomo zapravili in več priložnosti bomo izpustili. Zato nujno je analizirati naš način upravljanja časa za izvedbo potrebnih sprememb. 

21 nasvetov za upravljanje časa in večjo učinkovitost

Upravljanje časa je zapleteno vprašanje, ki sega od povečanja produktivnosti do usklajevanja poklicnega in družinskega življenja, izogibanja izgorelosti, ustvarjanja dobrih navad ali dolgoročnih ciljev.. Načrtovanje in dajanje prednosti je osnova za nadzor našega časa in našega življenja, ne glede na naš poklic. Avtor Jory MacKay predlaga 21 strategij za učinkovito upravljanje časa.

Razumeti, kam gre vaš čas

Upravljanje s časom se ne nanaša na zatiranje strahu pred izgubo časa. Gre za razumevanje močnih prednosti uporabe našega časa pametno, pojasnjuje MacKay. Zato so prvi nasveti in strategije:

1. Razumeti, zakaj je upravljanje časa pomembno. Upravljanje s časom ne govori o dušenju strahu pred izgubo časa. Gre za razumevanje pametnih prednosti uporabe našega časa.

2. Bodite realni o tem, koliko dela lahko dejansko naredite v enem dnevu. Čas lahko razumemo kot vir, ki ga preprosto potrebujemo več, vendar več časa ne pomeni bolj produktivnega časa. Najenostavnejša oblika upravljanja s časom je načrtovanje, kdaj in kje boste delali.

3. Odkrijte, kje zapravljate čas. Bolj ko razumete, kako boste preživeli svoj dan, bolj bo vaš vpliv na upravljanje časa.

4. Določite dnevne cilje in opozorila, kako preživljate čas. Ko imate pregled nad tem, kako porabite svoj čas, lahko začnete vsakodnevno spreminjati.

5. Ustvarite jutranjo rutino, ki vas motivira. Dobro jutro vas lahko pripravi na produktiven in smiseln dan dela, saj vam daje priložnost, da začnete s pozitivnim impulzom, ki ga boste izkoristili v preostalem delu dneva..

6. Odpoved večopravilnosti. Študije so pokazale, da se človek ne more osredotočiti na več kot eno nalogo naenkrat. Ko se znajdete v izgubi osredotočenosti, se ustavite in napišite, kar mislite, preden se vrnete k nalogam.

Določite prednostno delo in prenesite ostalo

Ko enkrat vemo, kam gre naš čas, se moramo odločiti, kaj naj (in ne bi smeli) namenjati svoj čas, razlaga MacKay. Za to:

7. Ločite nujno od pomembnega dela. Razlikovanje, kaj je nujno od tega, kar ni in kaj je pomembno ali kaj ni, vam pomaga, da določite svoj čas in določite koledar, ki vam omogoča, da opravite pomembnejše delo in manj kot tisto, kar ni pomembno..

8. Prednost postavite brez milosti. Izberite glavne cilje in se osredotočite na njih.

9. Uporabite pravilo 30X, da prenesete več nalog. Mackay predlaga, da se upošteva pravilo, ki ga je predlagal Rory Vaden, ki predlaga, da moramo dati 30-krat več časa, kot je potrebno, da dokončamo nalogo, da nekoga drugega usposobimo za to. Če vzamete čas za delegiranje in usposabljanje druge osebe, dobite neto dobiček 1100 minut na leto. Ali, kot pravi Vaden, 733% povečanje ROTI (donos na porabljen čas).

10. V svoj besednjak poiščite "ne". Glede na članek Univerze v Chicagu in objavljen v Journal of Consumer Research, reči "jaz ne" nekaj, namesto "ne morem", je udeležencem omogočilo lažje ločevanje od neželenih zavez.

Vzpostavite učinkovit dnevni urnik

Ko se zgodi zgoraj, čas je, da načrtujete urnik učinkovito upravljati čas.

11. Določite urnike, ne rokov. Mackay se tu naslanja na nasvet Jamesa Cleara. Namesto da si sami določite rok za dosego določenega cilja (in se potem počutite kot neuspeh, če ne uspete), izberite cilj, ki je pomemben, in nato določite časovni načrt za delo..

12. Programirajte s časom, ne z nalogami. Vzemite velike naloge in jih razdelite v časovne seje. Z organiziranjem dneva z načrtovanjem časa namesto domače naloge se premikamo od upravljanja urnika okoli neznanega datuma (opravila) do znanega časa.

"Koledar je omejen; Obstaja samo določeno število ur v dnevu. To dejstvo je postalo jasno v trenutku, ko poskušamo v končni prostor postaviti neresnično število stvari.. 

-Peter Bregman-

13. Načrtujte čas za prekinitve in prekinitve. Potrebujemo čas za počitek in domnevamo, da bo prišlo do prekinitev. Ne računam na to je kaotično. Prekinitve pridejo ali naša telesa povedo, da se moramo odmoriti. Če nismo računali nanj, ko se to zgodi, se nenadoma zniža naš popolnoma oblikovan program.

14. Ločen čas Izdelovalec časa Manager. Zelo enostavno ga je zapolniti z administrativnimi nalogami in ne dopustiti dovolj časa za smiselno delo. Ena stvar je narediti in drugo upravljati.

15. Dejavnosti serija med tednom. Združite podobne dejavnosti in izkoristite zagon, ki ga dobite, ko začnete. Uporabi prvi zakon Newtonovega gibanja za produktivnost: "predmet v gibanju, ostane v gibanju".

Za upravljanje časa uporabite lokacijo v svojo korist

Vaš koledar ali časovni okvir nista edina orodja za upravljanje časa, ki jih imate. Mackay predlaga nekaj načinov, ki jih lahko uporabite na delovnem mestu, ki lahko vplivajo na to, kako delate.

16. Preskusite metodo Kokice na delovnem mestu , da odklenete svoj čas. Spreminjanje mesta na delovnem mestu je lahko odličen način za ohranjanje motivacije in produktivnosti. Ta tehnika Joel Runyon deluje tako:

• Zapišite si vse naloge, ki jih morate opraviti danes.
• Ta seznam razdelite na 3 enake dele ali na tri skupine (sklopi, ki so vidni v svetu 15)..
• Za vsako serijo dela izberite 3 različne lokacije.

17. Delajte z naravnim energetskim ciklom vašega telesa. Delajte tako, da delate, kar vam najbolj ustreza, da ne boste samo razmišljali o upravljanju svojega časa, ampak tudi o svoji energiji.

Zaščitite svoj čas

Nikoli ne bo pomanjkanja stvari, ki bi lahko poskušale zasedati vaš čas. Zato jo morate zaščititi, da bi se izognili napačni uporabi. Mackay predlaga te nasvete za dosego tega:

18. Uporabite strateška lenoba delati na pravih stvareh. Pojem "strateška lenoba" se nanaša na prednostno razvrščanje dela in nalog, ki so pomembne, in dopušča, da se leni, v katerem niso pomembni..

"Nič ni manj produktivno od učinkovitejšega, kar se sploh ne sme storiti".

-Peter Drucker-

19. Avtomatizirajte osredotočen čas brez pogajanj skozi ves dan. Pomembno je zagotoviti, da se vaši osredotočeni delovni sestanki nemoteno razvijajo. Za to je pomembno, da se zaščitite pred motnjami. Obstajajo orodja, ki vam pomagajo pri sporočanju drugim, da niste samodejno na voljo. Če ne, lahko iščete načine, kako drugim omogočiti, da vedo, da ste v delovnem trenutku, ko vas ne more motiti.

 20. Uporabite metodo Ivy Lee, da pravilno končate dan. Ivy Lee je predlagala to enostavno petstopenjsko dnevno rutino, da bi dosegla maksimalno produktivnost:

• Na koncu vsakega delovnega dne napišite šest najpomembnejših stvari, ki jih morate doseči jutri. Ne zapišite več kot šest nalog.
• Prednost teh šestih elementov glede na pomembnost.
• Naslednji dan se osredotočite samo na prvo nalogo. Delo dokler ne dokončate prve naloge, preden preidete na drugo nalogo.
• Na enak način se približajte preostalemu seznamu. Na koncu dneva premaknite nedokončane predmete na nov seznam šestih nalog za naslednji dan.
• Ta postopek ponovite vsak delovni dan.

21. Ne pozabite na prednosti prostega časa. Upravljanje časa ne pomeni le dela. Da bi našli ravnotežje v poklicnem življenju, ki nas ohranja zdravo in srečno, moramo pustiti čas za počitek, sprostitev in socializacijo.

Upravljanje časa in večja produktivnost je izziv v dosegu vseh. Vendar se moramo zavedati, da se moramo ustaviti in razmisliti o tem, kaj počnemo, kako delamo in kaj želimo doseči. To ni nujno delovno, kaj šele končati.

Preživite čas, ki ga potrebujete, da analizirate svoje rutine in premislite svoje naloge. S temi navodili za upravljanje časa bo veliko lažje soočiti se s svojim delom ali študijem in dobiti boljše rezultate.

Tri faze visoke zmogljivosti, po Manuel Coloma Visoka zmogljivost ni koncept, omejen na vrhunske športnike ali velike poslovne moške / ženske. Vsi si lahko prizadevamo, da bi bili ljudje z visoko zmogljivostjo, ker lahko vsi postanemo veliko več, kot smo zdaj, veliko več, kot si lahko predstavljamo. Preberite več "